VENTANA FISCAL

Las prescripciones contables

OPINIÓN

Un problema frecuente en Panamá, y quizás en muchos otros lugares, es determinar el tiempo prudente para guardar o conservar los libros y demás documentos de contabilidad. Nace la obligada pregunta cuando se llenan los espacios (depósitos, archivadores, etc.) de papeles, documentos y libros obsoletos que se cubren del tiempo con una manta de polvo.

Le corresponde al tratar el tema del tiempo que deben permanecer guardados los libros y documentos de contabilidad. Sobre este tema existen dos situaciones que se deben considerar:

1) Los registros indispensables de contabilidad de los comerciantes y corredores deberán conservarse “por todo el tiempo que dure su gestión y hasta cinco (5) años después de cerrar su negocio”, tal como establece el artículo 93 del .

2) Más adelante la misma norma nos dice que los libros o registros auxiliares, los comprobantes y toda documentación que sirva para sustentar las operaciones realizadas “deberán conservarse hasta la prescripción de toda acción que pueda derivarse de ellas”.

Esta última frase es la que nos motiva buscar la fecha de prescripción de las diferentes obligaciones tributarias y de la seguridad social a que haya estado expuesta la persona durante su gestión, pues constituye el elemento clave para conservar libros y documentos de sus actividades.

Por ejemplo, las cuotas adeudadas a la Caja de Seguro Social por quienes hayan tenido la obligación de pagarlas conforme a la ley por efecto de relaciones patronales (laborales) prescriben a los 20 años, tiempo en que existe la posibilidad de una revisión por parte de los auditores de la Caja de Seguro Social. Esos 20 años comienzan a contarse a partir de la fecha de presentación de la planilla, según expone el artículo 21 de la Ley 51 de 2005. Si la persona ha tenido relaciones patronales, entonces su calvario se extiende a los tributos a los que ha estado expuesto de acuerdo a su particular prescripción. Veamos los más comunes:

Impuesto Sobre a Renta – 3 años para emitir una resolución de liquidación adicional, contados a partir de la fecha de presentación de la declaración de rentas.

Impuesto Sobre la Renta – 3 años para reclamar los créditos por impuestos pagados en exceso o indebidamente.

Impuesto Sobre a Renta – 7 años para enfrentar las gestiones de cobro por parte de la DGI.

Impuesto Sobre la Renta – 15 años si se trata de impuestos retenidos a terceros (trabajadores, remesas a beneficiarios en el exterior, dividendos, venta de acciones y demás valores, etc.).

ITBMS – 5 años contados a partir del primer día del mes siguiente en que el impuesto debió ser pagado. Impuesto de Inmuebles – 10 años contados a partir del último día del año en que el impuesto debió ser pagado.

Impuesto Aviso de Operación – 15 años

Impuestos Municipales – 5 años (Municipio de Panamá). Vale advertir que los términos de prescripción se interrumpen por cualquier acción de cobro comprobada que haya sido realizada por las autoridades competentes.

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