Papelería digital

La tendencia del papel digital gana terreno en Panamá, tanto en el ámbito privado como gubernamental.

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El sistema Correspondencia Estatal se puso en marcha hace poco en la AIG. El sistema Correspondencia Estatal se puso en marcha hace poco en la AIG.

El sistema Correspondencia Estatal se puso en marcha hace poco en la AIG.

Primero fue el correo electrónico. Su explosión en la recta final de la década de 1990 acortó las distancias entre remitentes y destinatarios y marcó el principio del fin de las cartas familiares o de amor o de cualquier mensaje que debe ir dentro de un sobre.

Ahora la tecnología reclama lo que queda de la correspondencia en formato físico, específicamente aquella que se comparte en oficinas y empresas: memorandos, notificaciones, solicitudes, informes y un extenso etcétera de papelería.

En Panamá, hay ejemplos de esa nueva transición hacia el “papel digital”.

En el Gobierno, hace unos meses se puso en marcha el programa Correspondencia Estatal, que busca digitalizar todo el intercambio comunicativo dentro y entre cada ministerio, dirección o dependencia estatal para que sea consultada desde computadoras, tabletas o celulares.

La alternativa empezó a aplicarse en la Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental (AIG). Mientras que en otras instituciones, como el Ministerio de Desarrollo Agropecuario y el Ministerio de Gobierno, el programa se encuentra en fase introductoria, detalla Mary Luz Golder, gerente de riesgo tecnológico de la AIG, donde entre el 75% y 80% de la correspondencia interna ya se maneja de forma digital.

A finales de este 2015 esperan que unas cuatro entidades gubernamentales manejen su mensajería digitalmente, generando un ahorro de unos 3 millones de dólares en gasto de papel.

Cuando el sistema opere a capacidad, se ahorrarán los 15 millones de dólares anuales que se destinan al papel necesario para el intercambio de documentación en todo el aparato del Estado, de acuerdo con estadísticas del Ministerio de Economía y Finanzas, apunta Golder.

Por los lados del sector privado, en el istmo hay empresas que han empezado a digitalizar la papelería en renglones como cuentas por pagar, recursos humanos, listas de mercancía y almacenamiento de información, entre otros, indica Diana Morantes, marketing mánager de Centroamérica y el Caribe de Ricoh, proveedor de servicios de tecnología de la información.

Con un sistema digital, las empresas locales pueden reducir gastos hasta el 30%, según estimaciones hechas por Ricoh.

El “papel digital” es una tendencia natural en la modernización de las industrias laborales y las fuentes consultadas comparten más cifras de su avance y su enfoque ambiental.

Sistemas de mensajes digitales

Cada persona en Panamá consume en promedio 0.021 toneladas de papel al año, el equivalente a 3.5 árboles por individuo, según cálculos del World Resources Institute.

Es demasiado papel y muchos árboles también, señala Mary Luz Golder, gerente de riesgo tecnológico de la Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental (AIG), donde se ha empezado a emplear un sistema digital de intercambio de documentos oficiales, Correspondencia Estatal, plataforma que tuvo un costo de 1.5 millón de dólares.

Y en la medida que la mensajería y registros digitales se extiendan, las cifras de gasto de papel irán en descenso, según la International Data Corporation, que calcula que para 2017 alrededor de 328 millones de trabajadores en el mundo tendrán teléfonos inteligentes para su uso en su lugar de trabajo. Por ello, toma relevancia proveer soluciones que permitan ver y procesar datos vinculados con el empleo desde dispositivos móviles y tabletas, acota Diana Morantes, marketing mánager de Centroamérica y el Caribe de la empresa de servicios tecnológicos Ricoh.

VENTAJAS

El objetivo del sistema Correspondencia Estatal del Gobierno panameño es que en un corto plazo de años se integren todas las entidades del país, para reducir a los mínimos el uso de papel y, en el caso del interior del país, prescindir del envío de las conocidas valijas que tanto papel demandan, comenta Golder.

Y aparte del ahorro de unos 15 millones de dólares en el gasto de papel, se bajará el costo de gasolina y, sobre todo, se ahorrará el tiempo que antes se perdía en esperar que un documento llegara de un destino a otro para obtener una firma o aprobación, destaca.

Tampoco se requerirá mantener un archivo físico y los gastos que ello conlleva, agrega Golder. Toda la información y comunicación que se haga a través del sistema quedará registrado y guardado en la nube, afirma.

Cuando funcione a su capacidad en todas las entidades del país, ya no habrá que esperar que un documento llegue de alguna provincia a la ciudad capital para recibir un visto bueno y luego volver a esperar que regrese; los procesos deberán ser más inmediatos, asegura Golder, y destaca especialmente el caso de los Consejos de Gabinete, de los que resulta un enorme gasto de papel por la cantidad de informes previos y posteriores a las reuniones y proyectos que involucran a diversos ministerios.

Y con la llamada “firma digital”, no será necesario imprimir todos los textos que se deriven de las reuniones entre el presidente y sus ministros.

En efecto, los sistemas digitales de comunicación y registro son capaces de generar beneficios cualitativos, por medio de la reducción de tiempos de respuestas, acortamiento y optimización en los procesos, expresa Morantes.

¿SEGURIDAD?

Escándalos que dejan en evidencia la vulnerabilidad del mundo online van y vienen, encabezados por el caso Edward Snowden/NSA (National Security Agency).

Ante la consulta sobre la protección de la comunicación manejada en el universo digital, Golder responde que el sistema estatal fue creado con “una arquitectura robusta” para procurar que nadie entre sin autorización.

Y para asegurar que todo el historial de cada documento se encontrará allí para una futura consulta, se deben crear copias de seguridad, tanto en el archivo en la nube como en la computadora del usuario, si se trata de un material más relevante, anota Morantes.

PROYECCIONES

¿Cuánto tiempo tomará para que la mensajería y registros digitales almacenados en la nube se complementen con el correo electrónico en detrimento del uso del papel?

Es un proceso que requiere tiempo, afirma Golder. En principio no será fácil, porque hay que vencer la costumbre de ver siempre en papel comunicados, circulares y otros textos.

No obstante, prosigue Golder, las nuevas generaciones vienen creciendo a la par de los avances tecnológicos y será más natural no trabajar con papel en comparación “con los que estamos ‘chapados’ a la antigua”.

Las proyecciones revelan que más contenido se manejará digitalmente, y para procesarlo se requerirá que los trabajadores lo hagan cada vez más desde dispositivos móviles, resume Morantes.

PROYECTOS

Golder agrega que Correspondencia Estatal es una herramienta que forma parte de la modernización del Gobierno, y se puede agrupar como parte del plan Gobierno en línea: cero papel, cero fila, que “busca renovar la forma en que el ciudadano tramita con el Estado para que todos los procedimientos se hagan de manera ágil y transparente”, según se detalla en el portal de la AIG.

De hecho, hace unas semanas se creó la plataforma Municipios Digitales en Chitré, Herrera, que se replicará en todos los municipios para que “el ciudadano pueda interactuar vía internet con el Municipio de su localidad y hacer sus trámites”.

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