MODERNIZACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVO

Órgano Judicial afronta el reto de la digitalización

3 millones de expedientes de las provincias de Panamá, Chiriquí y Veraguas están siendo archivados de forma digital. La tarea empezó en 2015 y a la fecha han terminado 27 mil 273.

Temas:

Área del depósito del Órgano Judicial en donde se colocan los bultos con los expedientes de los procesos concluidos (con fallo o sentencia) que llegan desde los juzgados, y que están pendientes de digitalizar. Gabriel Rodríguez - Área del depósito del Órgano Judicial en donde se colocan los bultos con los expedientes de los procesos concluidos (con fallo o sentencia) que llegan desde los juzgados, y que están pendientes de digitalizar. Gabriel Rodríguez -

Área del depósito del Órgano Judicial en donde se colocan los bultos con los expedientes de los procesos concluidos (con fallo o sentencia) que llegan desde los juzgados, y que están pendientes de digitalizar. Gabriel Rodríguez -

La archivóloga trabaja en el proceso de limpieza previo al escaneo de los documentos. Gabriel Rodríguez - La archivóloga trabaja en el proceso de limpieza previo al escaneo de los documentos. Gabriel Rodríguez -

La archivóloga trabaja en el proceso de limpieza previo al escaneo de los documentos. Gabriel Rodríguez -

Luego de escanear el expediente, Itcia Avilés, encargada d el archivo físico, coloca en una caja el material, que tiene una nomenclatura que permite su ubicación en el depósito. Luego de escanear el expediente, Itcia Avilés, encargada d el archivo físico, coloca en una caja el material, que tiene una nomenclatura que permite su ubicación en el depósito.

Luego de escanear el expediente, Itcia Avilés, encargada d el archivo físico, coloca en una caja el material, que tiene una nomenclatura que permite su ubicación en el depósito.

Órgano Judicial afronta el reto de la digitalización Órgano Judicial afronta el reto de la digitalización

Órgano Judicial afronta el reto de la digitalización

Un puñado de hombres y mujeres del Órgano Judicial han asumido la tarea de digitalizar 3 millones de expedientes de procesos ya fallados por los juzgados, tribunales y los miembros del pleno de la Corte Suprema de Justicia (CSJ), correspondientes a las provincias de Panamá, Chiriquí y Veraguas.

¿El objetivo? Evitar que el tiempo destruya la memoria jurídica del país, y que los usuarios puedan tener acceso a certificaciones y fallos en cuestión de minutos.

La montaña de papel que se encuentra en el depósito del Órgano Judicial, ubicado en Plaza Conquistador, en el corregimiento de Juan Díaz, parece invencible, pero seis archivólogos han comenzado a reducirla.

El proyecto para digitalizar los expedientes (penales, civiles, de familia y de comercio) surgió en 2015, a través del Acuerdo 6664, aprobado por el pleno de la CSJ. En ese acuerdo se dispuso llevar adelante un programa para digitalizar los expedientes generados por el Órgano Judicial.

Esta decisión fue motivada por la necesidad, ya que los Archivos Nacionales habían comunicado su decisión de no recibir más los documentos que emanan del sistema. Y es que esta entidad, un brazo del Registro Público inaugurado en 1924 para ser custodio de todos los documentos públicos del país, se había abocado a un proceso de digitalización de sus archivos, para afrontar la falta de espacio. Con ello, se trazó el objetivo de impulsar que los jueces manejaran sus expedientes en formato digital.

Andrés Mojica, asesor legal del Órgano Judicial y quien se encuentra a cargo del proyecto, explicó que se digitalizan aquellos expedientes “procesalmente terminados”, es decir, sobre los cuales no cabe ningún otro recurso y tienen una sentencia en firme.

Al finalizar este proceso, el usuario podrá acceder de forma casi inmediata al expediente, ya que el sistema permitirá tramitar la solicitud ante el juzgado y, en el mismo lugar, el juez le asignará una contraseña o llave para que pueda ver el documento en una computadora, y si es necesario, solicitar una copia de la sentencia.

Primeros pasos

Una de las primeras tareas del proceso de digitalización -que lleva adelante la Secretaría Técnica de Modernización y Desarrollo Institucional del Órgano Judicial- fue convertir el tarjetero manual en electrónico, un paso crucial para poder conectar la base de datos que se está creando.

El tarjetero es el mecanismo de control utilizado para registrar los movimientos del expediente y así ubicarlo con mayor celeridad.

Mojica expresó que se han digitalizado 27 mil 273 expedientes.

De este total, ya están vinculados al sistema mil 200 expedientes, es decir, que pueden ser vistos en las pantallas de los juzgados.

El proyecto se ejecuta en 15 juzgados del Primer Circuito Judicial que están conectados al sistema de soporte técnico, que permite al juez firmar digitalmente el expediente y enviarlo directamente al centro de archivo.

Mojica manifestó que, para comenzar, se decidió trabajar con los expedientes de los últimos 10 años, que son los que tienen un alto índice de consulta por parte de los usuarios del sistema. No precisó cuántos expedientes (de los 3 millones) corresponden a ese período.

Para concluir ese trabajo en un tiempo razonable se requeriría de unas 300 personas, a tiempo completo. Actualmente disponen de seis para hacer el trabajo.

El procedimiento

El proceso de digitalización se inicia con la llegada de los bultos de expedientes al depósito, en donde son verificados y limpiados. La limpieza implica sacudir el polvo, retirar los clips de metal y cualquier elemento que impida a la máquina digitalizar el papel.

Luego el material es revisado para asegurarse de que no se omitió ningún elemento del expediente.

Previamente, el juzgado emite una alerta a través de su tarjetero electrónico, sobre la necesidad de generar un archivo y enviar unos bultos. En ese momento se coordina el transporte de los documentos.

Luego, el expediente digitalizado (con su número de identificación) es vinculado digitalmente con el juzgado correspondiente, para que sea analizado y consultado por los usuarios.

¿Qué sucede con el expediente de papel? El original se mantendrá en cajas debidamente identificadas, de forma que puedan ser ubicadas rápidamente.

Expedientes diarios

El equipo encargado del proceso de digitalización recibe un promedio de 100 expedientes diarios, los cuales usualmente abarcan más de un tomo con más de 50 páginas. Sin embargo, este número varía de acuerdo con el tipo de caso: los penales suelen tener un mayor volumen debido a la cantidad de diligencias que se practican.

Nitzia Camarena Avilés, encargada del archivo físico de los expedientes digitalizados, señaló que si el juez lo requiere físicamente para cumplir con alguna diligencia, puede solicitar el bulto completo. De igual forma, indicó, si se produce una adición de documentos, estos serán agregados tanto a la parte física como a la digital.

El archivo físico tiene una identificación por anaquel, bandeja y caja.

En el depósito de Plaza Conquistador se encuentran los expedientes del Primer Distrito Judicial, que conforman las provincias de Panamá, Colón, Panamá Oeste y Darién, y las comarcas Guna Yala, Emberá y Wounan. En total, unos 2 millones de expedientes.

Las provincias de Chiriquí y Veraguas, que participan del sistema de digitalización y al final estarán integradas con la plataforma nacional, aportan el otro millón de carpetas judiciales a digitalizar.

Según cifras del Órgano Judicial, de los 27 mil 273 expedientes que se han podido digitalizar, 15 mil 82 corresponden a la provincia de Panamá y 12 mil 191 a la de Chiriquí.

Entre los juzgados cuyos expedientes han sido digitalizados se encuentran mil 105, correspondientes al Juzgado Primero de Circuito Penal de San Miguelito (81), Juzgado Primero de Circuito civil de San Miguelito (74), Juzgado Segundo Penal de Adolescentes de Panamá (17), Juzgado Segundo Municipal Civil de San Miguelito (440), Juzgado 16 de Circuito Penal de Panamá (220), Juzgado Primero Municipal de San Miguelito (84) y Juzgado Segundo de Circuito Civil de San Miguelito (189).

Comentarios

Cerrar

La función de comentar está disponible solo para usuarios suscriptores. Lo invitamos a suscribirse y obtener todos los beneficios del Club La Prensa o, si ya es suscriptor, a ingresar.

Suscríbase gratis por 30 días Prueba
Adquiera un plan de suscripción Suscríbase
Cerrar

Por favor introduzca el apodo o nickname que desea que aparezca en sus comentarios:

Comentar 0 comentarios

Los comentarios son responsabilidad de cada autor que expresa libremente su opinión y no de Corporación La Prensa, S.A.

Por si te lo perdiste

Es seleccionado por el Chicago Fire El panameño Cristian Martínez seguirá en la MLS

Cristian Martínez (Cen.) fue titular en 11 partidos la pasada temporada con el Columbus.
AP/Archivo

Última hora

Pon este widget en tu web

Configura tu widget

Copia el código

Loteria nacional

12 Dic 2018

Primer premio

6 1 5 2

DCCA

Serie: 16 Folio: 8

2o premio

1812

3er premio

7402

Pon este widget en tu web

Configura tu widget

Copia el código

Caricaturas

Pon este widget en tu web

Configura tu widget

Copia el código